Apa Itu OJS? Pengertian, Fungsi, dan Perannya dalam Pengelolaan Jurnal

OJS merupakan salah satu sistem yang banyak digunakan dalam pengelolaan jurnal ilmiah. Bagi penulis, OJS biasanya dikenal sebagai tempat untuk mengirimkan artikel ke jurnal. Namun, fungsi OJS sebenarnya lebih luas karena sistem ini dapat digunakan untuk membantu mengelola berbagai tahapan penerbitan jurnal secara daring.

Penggunaan OJS membuat proses pengiriman, pemeriksaan, review, penyuntingan, hingga penerbitan artikel dapat dilakukan melalui satu sistem. Hal ini membantu pengelola jurnal mengatur proses publikasi dengan lebih terstruktur.

Bagi mahasiswa, dosen, peneliti, maupun penulis artikel ilmiah, memahami cara kerja OJS menjadi hal yang berguna karena banyak jurnal menggunakan sistem tersebut dalam proses penerbitannya.

Apa Itu OJS?

OJS merupakan singkatan dari Open Journal Systems. OJS adalah perangkat lunak berbasis web yang dirancang untuk membantu pengelolaan dan penerbitan jurnal ilmiah secara daring.

OJS dikembangkan oleh Public Knowledge Project dan tersedia sebagai perangkat lunak sumber terbuka. Sistem ini dapat digunakan oleh pengelola jurnal untuk mengatur proses penerbitan mulai dari pengiriman naskah sampai artikel diterbitkan.

OJS bukan jurnal dan bukan lembaga penerbit. OJS merupakan sistem atau platform yang digunakan untuk mengelola jurnal.

Perbedaan ini penting dipahami karena sebuah jurnal dapat menggunakan OJS sebagai sistem pengelolaannya, tetapi kualitas dan kredibilitas jurnal tidak ditentukan hanya karena jurnal tersebut menggunakan OJS.

Apa Fungsi OJS?

Fungsi OJS berkaitan dengan pengelolaan berbagai tahapan dalam penerbitan jurnal.

Salah satu fungsi utamanya adalah menerima naskah dari penulis. Setelah artikel dikirim, pengelola jurnal dapat memeriksa dan memproses naskah melalui sistem.

OJS juga dapat digunakan untuk mengatur proses review. Editor dapat menetapkan reviewer, mengirimkan naskah untuk diperiksa, menerima hasil review, dan mengelola komunikasi yang berkaitan dengan proses tersebut.

Selain itu, OJS dapat membantu proses penyuntingan, pengaturan edisi jurnal, penerbitan artikel, serta pengelolaan informasi jurnal secara daring.

Dengan demikian, OJS bukan sekadar tempat untuk mengunggah artikel. Sistem ini membantu mengatur alur kerja penerbitan jurnal secara keseluruhan.

Bagaimana OJS Digunakan untuk Publikasi Jurnal?

Dalam proses publikasi, penulis biasanya membuat akun pada situs jurnal yang menggunakan OJS.

Setelah masuk ke sistem, penulis dapat mengirimkan artikel melalui menu pengiriman naskah yang tersedia.

Artikel kemudian masuk ke tahap pemeriksaan oleh pihak jurnal. Editor dapat memeriksa kesesuaian naskah dengan fokus jurnal dan ketentuan yang berlaku.

Jika artikel dilanjutkan ke proses review, naskah dapat dikirimkan kepada reviewer untuk mendapatkan penilaian.

Setelah proses review selesai, editor menentukan langkah berikutnya berdasarkan hasil pemeriksaan dan kebijakan jurnal. Artikel dapat diminta untuk diperbaiki, diterima, atau ditolak.

Jika artikel diterima, naskah dapat masuk ke tahap penyuntingan dan persiapan penerbitan sebelum akhirnya dipublikasikan.

Apa Perbedaan OJS dengan Jurnal?

OJS dan jurnal merupakan dua hal yang berbeda.

Jurnal adalah publikasi ilmiah yang diterbitkan secara berkala dengan bidang atau fokus tertentu. Sementara itu, OJS merupakan sistem yang dapat digunakan untuk mengelola jurnal tersebut.

Sebagai contoh, sebuah jurnal bidang pendidikan dapat menggunakan OJS untuk menerima artikel dari penulis, mengatur reviewer, melakukan proses editorial, dan menerbitkan artikel.

Jadi, keberadaan OJS menunjukkan bahwa jurnal menggunakan sistem pengelolaan berbasis web. OJS sendiri bukan bukti bahwa sebuah jurnal sudah terakreditasi atau memiliki indeksasi tertentu.

Siapa Saja yang Menggunakan OJS?

OJS digunakan oleh berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan jurnal.

Penulis menggunakan OJS untuk mengirimkan artikel dan melihat perkembangan proses naskah.

Editor menggunakan OJS untuk mengelola naskah, menentukan reviewer, memberikan keputusan editorial, dan mengatur proses penerbitan.

Reviewer menggunakan OJS untuk menerima naskah yang perlu ditinjau dan mengirimkan hasil review kepada jurnal.

Pengelola jurnal juga dapat menggunakan OJS untuk mengatur edisi, artikel, informasi jurnal, pengguna, serta berbagai bagian lain dari proses penerbitan.

Dengan pembagian peran tersebut, proses publikasi dapat dilakukan secara lebih terorganisasi.

Apa Saja Tahapan Artikel di OJS?

Tahapan artikel dapat berbeda tergantung pada pengaturan dan kebijakan masing-masing jurnal. Namun, secara umum prosesnya dapat meliputi beberapa tahap.

Pengiriman Naskah

Penulis mengirimkan artikel melalui sistem OJS dengan melengkapi informasi yang diminta.

Data tersebut dapat mencakup judul artikel, abstrak, kata kunci, identitas penulis, file artikel, serta informasi lain sesuai ketentuan jurnal.

Pemeriksaan Awal

Editor atau pengelola jurnal dapat melakukan pemeriksaan awal terhadap artikel.

Pemeriksaan dapat mencakup kesesuaian topik, format naskah, kelengkapan dokumen, dan persyaratan lain yang ditetapkan jurnal.

Peer Review

Jika artikel memenuhi persyaratan awal, naskah dapat masuk ke proses peer review.

Reviewer menilai artikel berdasarkan aspek yang ditentukan oleh jurnal. Hasil review kemudian digunakan editor sebagai salah satu bahan dalam menentukan keputusan terhadap naskah.

Revisi

Penulis dapat diminta melakukan perbaikan berdasarkan masukan editor atau reviewer.

Revisi dilakukan dengan memperhatikan komentar yang diberikan dan ketentuan jurnal.

Copyediting

Setelah artikel diterima, naskah dapat masuk ke tahap penyuntingan. Pada tahap ini, artikel dapat diperiksa dari sisi bahasa, format, konsistensi, dan aspek editorial lainnya.

Production

Naskah yang telah melalui proses penyuntingan dapat dipersiapkan untuk diterbitkan dalam format yang digunakan jurnal.

Publication

Setelah seluruh proses selesai, artikel diterbitkan sebagai bagian dari edisi jurnal atau diterbitkan sesuai sistem publikasi yang digunakan jurnal tersebut.

Tidak semua jurnal memiliki alur yang persis sama. Nama tahap dan urutan proses dapat berbeda tergantung versi OJS dan pengaturan masing-masing jurnal.

Apakah Semua Jurnal yang Menggunakan OJS Sudah Terakreditasi?

Tidak.

Penggunaan OJS tidak otomatis membuat sebuah jurnal menjadi jurnal terakreditasi.

OJS hanya merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola jurnal secara daring. Status akreditasi ditentukan melalui proses penilaian sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, penulis tidak sebaiknya menilai kualitas atau status akreditasi jurnal hanya berdasarkan tampilan situs atau penggunaan OJS.

Jika ingin mengetahui status sebuah jurnal, periksa informasi akreditasi dan indeksasinya melalui sumber resmi yang relevan.

Apakah OJS Menentukan Kualitas Artikel?

Tidak.

OJS berfungsi sebagai sistem pengelolaan jurnal. Kualitas artikel tetap bergantung pada penelitian, metode, data, penulisan, proses review, serta berbagai faktor akademik lainnya.

Dua jurnal dapat sama-sama menggunakan OJS tetapi memiliki kebijakan editorial, fokus bidang, proses review, dan kualitas publikasi yang berbeda.

Karena itu, OJS tidak dapat dijadikan sebagai ukuran tunggal untuk menentukan kualitas jurnal maupun artikel.

Apa Manfaat OJS bagi Penulis?

Bagi penulis, OJS memberikan tempat yang terstruktur untuk mengirimkan dan mengelola artikel.

Penulis dapat melihat informasi jurnal, mengirimkan naskah, melengkapi data yang dibutuhkan, serta mengikuti perkembangan proses artikel melalui akun yang digunakan.

Komunikasi dan pemberitahuan mengenai proses naskah juga dapat dilakukan melalui sistem sesuai pengaturan jurnal.

Hal ini membuat penulis tidak perlu mengirimkan seluruh proses publikasi secara manual melalui berbagai saluran apabila jurnal memang menggunakan OJS sebagai sistem utama pengelolaannya.

Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Submit melalui OJS?

Sebelum mengirimkan artikel, penulis sebaiknya membaca pedoman penulis dari jurnal yang dituju.

Periksa apakah topik artikel sesuai dengan fokus dan ruang lingkup jurnal.

Kemudian pastikan format artikel sudah mengikuti template yang diberikan. Periksa juga struktur artikel, jumlah kata, format referensi, tabel, gambar, dan ketentuan lainnya.

Data penulis juga harus diperiksa agar nama, afiliasi, email, dan informasi lain ditulis dengan benar.

Jika jurnal meminta dokumen tambahan, pastikan seluruh dokumen telah disiapkan sebelum melakukan pengiriman.

Persiapan tersebut dapat mengurangi kemungkinan artikel dikembalikan pada tahap awal hanya karena masalah administratif.

Apakah Submit Artikel melalui OJS Berarti Artikel Langsung Terbit?

Tidak.

Pengiriman artikel melalui OJS hanya merupakan awal dari proses publikasi.

Setelah artikel dikirim, masih terdapat proses pemeriksaan dan editorial. Jika jurnal menggunakan peer review, artikel juga perlu melalui proses penilaian reviewer.

Artikel dapat mengalami revisi sebelum keputusan akhir diberikan.

Bahkan setelah artikel dinyatakan diterima, masih dapat terdapat tahap penyuntingan dan persiapan penerbitan sebelum artikel benar-benar dipublikasikan.

Karena itu, status "submitted" atau "under review" pada OJS tidak berarti artikel sudah diterima atau akan langsung diterbitkan.

Apa Arti Status Artikel di OJS?

Status artikel menunjukkan posisi naskah dalam proses editorial.

Nama status dapat berbeda tergantung pada konfigurasi jurnal dan versi sistem yang digunakan.

Beberapa status yang umum ditemukan antara lain pengiriman naskah, pemeriksaan editorial, proses review, revisi, diterima, atau ditolak.

Penulis perlu memahami bahwa perubahan status tidak selalu berarti keputusan akhir. Misalnya, artikel yang sedang berada dalam proses review masih dapat mengalami perubahan keputusan setelah reviewer memberikan penilaian.

Jika penulis tidak memahami arti status tertentu, informasi dari editor jurnal dapat menjadi acuan yang lebih tepat.

Apakah OJS Bisa Digunakan untuk Mengelola DOI?

OJS dapat mendukung pengelolaan informasi DOI pada artikel apabila jurnal menggunakan DOI dan telah mengatur integrasinya dengan layanan yang diperlukan.

Namun, OJS bukan pihak yang menerbitkan DOI secara mandiri.

DOI diterbitkan dan dikelola melalui organisasi atau layanan pendaftaran DOI yang digunakan oleh penerbit atau jurnal.

Karena itu, keberadaan kolom DOI dalam OJS tidak berarti setiap artikel otomatis memiliki DOI. Pengelola jurnal tetap perlu melakukan proses pendaftaran dan pengelolaan DOI sesuai ketentuan layanan yang digunakan.

OJS dan Keamanan Data

Karena OJS merupakan sistem berbasis web, pengelola jurnal perlu memperhatikan keamanan dan pemeliharaan sistem.

Penggunaan versi perangkat lunak yang sesuai, pembaruan sistem, pengaturan akses pengguna, pencadangan data, serta keamanan server menjadi bagian penting dalam pengelolaan OJS.

Keamanan bukan hanya tanggung jawab penulis. Pengelola jurnal dan pihak yang menangani server juga memiliki peran penting dalam menjaga sistem agar dapat digunakan dengan baik.

Bagi penulis, langkah sederhana seperti menggunakan kata sandi yang aman dan tidak membagikan informasi akun kepada orang lain juga tetap penting.

Mengapa OJS Banyak Digunakan dalam Pengelolaan Jurnal?

OJS memberikan sistem yang dapat membantu jurnal mengatur proses penerbitan secara terstruktur.

Pengelola jurnal dapat mengatur pengguna dengan peran berbeda, menerima artikel secara daring, mengelola proses review, menyimpan informasi naskah, dan mengatur penerbitan artikel dalam satu sistem.

Bagi jurnal yang menerbitkan artikel secara berkala, sistem seperti ini dapat membantu mengurangi ketergantungan pada proses manual.

OJS juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan jurnal sehingga pengelola dapat mengatur alur editorial sesuai dengan kebijakan yang diterapkan.

Hal yang Perlu Dipahami Penulis tentang OJS

OJS sebaiknya dipahami sebagai alat untuk mendukung proses publikasi, bukan sebagai penentu diterima atau tidaknya sebuah artikel.

Penulis tetap perlu memperhatikan kualitas penelitian, kesesuaian topik, struktur artikel, etika publikasi, serta pedoman jurnal.

Setiap jurnal dapat memiliki pengaturan OJS yang berbeda. Tampilan menu, tahapan, dan status artikel tidak selalu sama.

Karena itu, jika penulis menemukan perbedaan antara satu situs jurnal dengan situs jurnal lainnya, hal tersebut belum tentu merupakan masalah. Pengaturan sistem dapat disesuaikan oleh masing-masing pengelola jurnal.

OJS membantu menghubungkan berbagai proses dalam penerbitan jurnal, mulai dari pengiriman artikel, pemeriksaan editorial, peer review, revisi, penyuntingan, hingga penerbitan.

Bagi penulis, memahami alur OJS dapat membuat proses submit artikel menjadi lebih mudah karena setiap tahap dapat diikuti melalui sistem yang digunakan jurnal.

Namun, penggunaan OJS tidak otomatis menunjukkan bahwa sebuah jurnal telah terakreditasi, memiliki indeksasi tertentu, atau menjamin sebuah artikel akan diterima. Penulis tetap perlu memeriksa kredibilitas jurnal, kesesuaian bidang, pedoman penulisan, proses review, serta status publikasinya sebelum melakukan submit.